AGA et hourra pour tous les amis!
(english below)
Bien cher amis du Champ des Possibles,
Par la présente nous vous invitons à la première Assemblée Générale des Amis du Champ des Possibles (ACDP).
Celle-ci aura lieu le 16 mars de 19h à 21h au Café le Falco 5605 Avenue de Gaspé. Au cours de la soirée, il y aura des friandises, du café et du thé.
Des élections auront lieu pour former le premier conseil d’administration des ACDP. Vous trouverez plus bas la procédure qui sera utilisée pour élire les membres de ce conseil.
L’ordre du jour est le suivant :
Mot de bienvenue, élection à la présidence et au secrétariat de la soirée ;
Historique du Champ des Possibles
Présentation du document de synthèse, fondement et plan directeur de l’initiative
Présentation du plan d’action 2011-2012
Période de questions/réponses
Adoption de la proposition de règlements généraux, du plan d’action et du budget
Mise en nomination des candidatures pour les postes (7 au total, 5 vacants) au conseil d’administration.
Élections (s’il y a lieu)
Clôture de l’assemblée
En ce qui concerne le conseil d’administration, les durées des mandats sont deux ans sauf pour l’année en cours où la moitié des postes seront d’une durée de un an. La répartition de ces postes, ainsi que ceux de directions (présidence, vice-présidence, trésorerie, secrétariat) se fait au sein du conseil d’administration nouvellement élu. Nous vous invitons à lire le document ‘Règlements généraux’ en pièce jointe, particulièrement les titres IV et V.
Déjà, il y a deux postes qui sont comblés. Cinq restent à pourvoir et nous vous invitons par la présente à soumettre votre candidature par retour de courriel. Prenez bonne note qu’il faudra que votre candidature soit secondée afin d’être acceptée. Ci-bas, figure les règlements des élections.
Règlements des élections
Les élections au conseil d’administration auront lieu lors de l’Assemblée générale du 16 mars. Elles se feront au scrutin secret.
Nous acceptons les candidatures spontanées par retour de courriel. Au cours de l’Assemblée générale, nous favoriserons les candidatures proposées sur celles spontanées sans toutefois les exclure complètement.
Toute canditature doit être secondée par un autre membre (différent du membre qui propose le ou la candidate) pendant la soirée du 16 mars. Cela signifie que les candidatures par retour de courriel devront être secondées.
Lorsqu’il n’y aura plus de candidature, nous confirmerons auprès des membres candidats s’ils la maintiennent en ordre inverse de leur nomination.
S’il y a plus de candidatures que de postes à pourvoir, nous procéderons aux élections :
Élection du ou de la scrutatrice et du ou de la secrétaire d’élection.
Élections au vote secret.
Dépouillement du vote.
Annonce des candidats heureux.
Prochainement, vous recevrez par voie de courriel, une copie du plan d’action 2011-2012 ainsi que du budget. Il serait bon que vous en preniez connaissance avant le 16 mars. Si vous avez des questions à propos des règlements généraux (ou du plan d’action/budget à venir prochainement) et que celles-ci demandent une réponse avant l’assemblée, n’hésitez pas à nous en faire part avec votre retour de courriel.
Merci et au plaisir de vous voir le 16 mars à 19h au café Le Falco.
***********************************************************************************************
Dear Friend of the Champ des Possibles,
We hereby invite you to the first General Meeting of les Amis du Champ des Possibles (ACDP).
This will take place March 16 from 19h to 21h at the Falco Cafe, 5605 Avenue de Gaspé. During the evening there will be snacks, coffee and tea.
Elections will be held to form the first Board of Directors of ACDP. Below is the procedure to be used to elect members of the council.
The agenda is as follows:
Welcome and agenda
History of the Field of Possibilities
Presentation of the overview report, and the blueprint for the initiative
Presentation of the Action Plan 2011-2012
Questions / Answers
Adoption of the proposed general regulations, the action plan and budget
Nomination of candidates for available posts (7 total, 5 vacancies) on the board.
Elections (if applicable)
Adjournment
Regarding the Board of Directors, the terms of office are two years except for the current year where half of the positions will last one year. The distribution of these posts, and those of the directors (president, vice-president, treasury, secretary), will be undertaken by the newly elected Board of Directors. We invite you to read the document ‘Règlements généraux’ (attached), especially Parts IV and V.
There are two positions that are already filled. Five remain to be filled and we invite you hereby to submit your application by email. Take note that your application will have to be seconded to be accepted. Below, are the election regulations.
Electoral Regulations
Elections to the Board of Directors will be held at the Annual General Meeting on March 16. They will be by secret ballot.
Those interested in sitting on the Board of Directors can submit their own nomination by email. We prefer to have all nominations stated before the night of the General Assembly, but we will provide one more opportunity for nominations from the floor before proceeding to elections.
Any canditature must be seconded by another member (different from the member proposing the nominee) during the evening of March 16. This means that applications by email will be have to be seconded.
When all candidates have been identified, we will confirm their candidature one last time.
If there are more nominations than vacancies, we will make the elections:
Election of volunteers to handle the secret vote.
Elections by secret ballot.
Counting votes.
Announcement of successful candidates.
You will receive in the coming days via email a copy of the Action Plan 2011-2012 and the budget. It is suggested that members take the time to peruse these documents before March 16. If you have questions about the bylaws (or action plan/budget coming soon) that require a response before the meeting, please feel free to be in touch with via email.
Thank you and we look forward to seeing you on March 16 at 19h at Café Falco.
